Spisové desky chrání volné dokumenty před pomačkáním, znečištěním a ztrátou. Usnadňují jejich přenášení, třídění i ukládání. Pod jedním názvem se však skrývají jednoduché kartonové desky, tříklopé složky s gumičkou, plastové obálky, desky s klipem i pevné boxy na objemnější spisy.
Při výběru zvažte:
Správně zvolené desky by neměly být ani příliš těsné, ani zbytečně objemné. Dokumenty musí zůstat rovné, chráněné a snadno dostupné.
Pro smlouvy, faktury, nabídky, formuláře nebo školní práce obvykle postačí:
Jsou vhodné pro menší až střední množství listů, které potřebujete často vyjímat a doplňovat.
Při cestě na schůzku, do školy nebo mezi kancelářemi je důležité spolehlivé uzavření.
Vhodné jsou:
Klopy chrání papíry ze stran a gumička, druk nebo zip zabraňují samovolnému otevření.
Pro větší množství dokumentů zvolte:
Pevný hřbet vytváří skutečný vnitřní prostor a chrání hrany silnějšího svazku.
Pro účetní, personální, školní nebo úřední agendu se používají především:
Tkanice se přizpůsobí tloušťce spisu a pevně udrží obsah pohromadě.
Klasické kartonové nebo lepenkové desky jsou vhodné pro:
Výhodou je pevné uzavření, možnost přizpůsobit tkanici tloušťce dokumentů a ukládání bez děrování.
Jsou vhodné tam, kde je důležitější bezpečné uzavření než rychlý přístup.
Vyrábějí se ze strojní lepenky a představují ekonomickou volbu pro kancelářskou a úřední agendu.
Hodí se zejména pro:
Nejsou určené do vlhkého prostředí ani pro velmi časté přenášení.
Tři vnitřní klopy zabraňují vypadnutí papírů ze stran a gumička udržuje desky uzavřené.
Jsou vhodné pro:
Výhodou je rychlé otevírání, nízká hmotnost a snadné ukládání neděrovaných dokumentů.
Při přeplnění se však mohou deformovat a gumička se zbytečně napíná.
Plastové desky s drukem jsou praktické pro menší množství dokumentů.
Hodí se pro:
Jsou lehké, snadno se čistí a dobře odolávají běžné vlhkosti a nečistotám.
Klip drží listy bez děrování, sešívání a lepení.
Vhodné jsou pro:
Při výběru sledujte kapacitu klipu, ne pouze formát desek.
Hřbet vytváří prostor pro větší množství papírů a omezuje deformaci desek.
Jsou vhodné pro:
Čím více dokumentů, euroobalů nebo rozdružovačů vkládáte, tím širší hřbet potřebujete.
Box má pevné boční stěny a definovanou šířku hřbetu.
Hodí se pro:
Přeplněný box se špatně uzavírá a může deformovat obsah.
Aktovky rozdělují dokumenty do několika částí.
Jsou vhodné pro:
Při výběru sledujte počet přihrádek, jejich označení, pevnost přepážek a typ uzavírání.
Zipové obaly chrání dokumenty a drobné předměty ze všech stran.
Hodí se pro:
Bez výslovného označení výrobce je však nelze považovat za vodotěsné.
Formát A5 měří 148 × 210 mm.
Vhodný je pro:
Formát A4 měří 210 × 297 mm a je nejběžnější pro:
A4+ nabízí více prostoru než standardní A4.
Je vhodné pro:
Přesný rozměr se může podle výrobku lišit.
Formát A3 měří 297 × 420 mm.
Používá se pro:
Velkoformátové desky jsou vhodné pro:
U větších formátů je důležitá dostatečně tuhá konstrukce.
Tradiční a ekonomický materiál pro kanceláře, školy a úřady.
Výhody:
Nevýhodou je nižší odolnost proti vlhkosti a častému přenášení.
Povrchová úprava zlepšuje vzhled a omezuje zachytávání nečistot.
Hodí se pro kancelářské použití, schůzky a barevné třídění dokumentů. Lakovaný povrch však neznamená voděodolnost.
Prešpán je hutný a pevný papírový materiál s hladším povrchem.
Je vhodný pro:
Povrchová úprava může zvýšit odolnost proti běžným nečistotám, ne však proti dlouhodobé vlhkosti.
Polypropylen, označovaný jako PP, je lehký plast vhodný pro časté přenášení.
Výhody:
PP desky jsou vhodné pro školu, kancelář i práci v terénu.
Kraftový materiál má přírodní vzhled a papírový základ.
Hodí se pro:
Stejně jako jiné papírové materiály potřebuje ochranu před vlhkostí.
Vhodná pro pevně uzavřené spisy, úřední dokumentaci a proměnlivé množství listů.
Poskytuje jisté uzavření, ale otevírání je pomalejší.
Praktická pro každodenní kancelářské a školní použití.
Umožňuje rychlý přístup, ale při přeplnění se může vytahat.
Klip dokumenty sevře a srovná bez děrování.
Hodí se pro prezentace, nabídky a předávací dokumentaci.
Jednoduchý uzávěr pro tenčí plastové obálky a menší množství dokumentů.
Chrání obsah po celé otevřené straně a je vhodný také pro drobné předměty.
Umožňuje rychlé a opakované otevírání plastových složek a kapes.
Kapacitu ovlivňuje:
Přibližně 100 listů kancelářského papíru 80 g/m² vytvoří blok silný asi 10 mm. Euroobaly, obálky, fotografie a sešité dokumenty však potřebují více prostoru.
Vhodné jsou:
Vhodné jsou:
Vhodné jsou:
Vyberte aktovku s přihrádkami nebo harmonikovou složku.
Pro rozpracované dokumenty doporučujeme:
Pro jednotlivé zákazníky a zakázky jsou praktické barevně rozlišené desky s popisným štítkem.
Vhodné jsou:
Citlivé dokumenty je nutné zároveň ukládat v uzamykatelném prostoru. Samotné desky neposkytují ochranu proti neoprávněnému přístupu.
Pro žáky jsou praktické lehké PP desky A4 s gumičkou a desky A3 na výkresy.
Pro učitele se hodí:
Pro školní administrativu jsou vhodné spisové desky s tkanicí a pevné lepenkové nebo prešpánové provedení.
Pro aktivní spisy, uzavřenou dokumentaci a registraturu je vhodné rozlišovat:
Barevné desky mohou označovat oddělení, roky nebo stav vyřízení, ale barva by neměla nahrazovat písemné označení.
Školy, úřady a státní instituce mohou při nákupu na Tonerprint požádat o fakturu se splatností 14 dní.
Barevné třídění usnadňuje orientaci, pokud je jednoduché a jednotné.
Příklad:
Barva má být doplňkem popisného štítku, nikoliv jediným identifikačním údajem.
Vhodné jsou pro:
Mohou obsahovat prostor pro:
Před nákupem ověřte, zda předtištěná pole odpovídají vašemu systému evidence.
Dvě desky A4 mohou mít zcela odlišnou kapacitu. Sledujte také hřbet a konstrukci.
Přeplněné desky se deformují, špatně zavírají a nechrání rohy dokumentů.
Otevřené desky jsou vhodné na pracovní stůl, nikoliv do tašky nebo batohu.
Pro terénní práci a časté přenášení je vhodnější PP.
Euroobal je větší než samotný list A4. Pro více euroobalů zvolte A4+ nebo desky s dostatečným vnitřním rozměrem.
Gumička, tkanice, druk ani zip nechrání dokumenty před neoprávněným přístupem.
Barva pomáhá rozlišit projekty, oddělení nebo školní předměty. Desky bez potisku jsou vhodné pro vlastní štítky a firemní evidenci.
Pro běžnou kancelář jsou nejuniverzálnější tříklopé desky A4 s gumičkou. Rychle se otevírají a dobře chrání volné listy.
Pro účetní, personální nebo úřední spis zvolte pevné lepenkové či prešpánové desky s tkanicí.
Jestliže dokument postupně narůstá, vyberte provedení s hřbetem nebo box s dostatečnou rezervou.
Pro školu, časté přenášení a práci v terénu je nejpraktičtější polypropylen.
Pro několik samostatných projektů využijte aktovku s přihrádkami.
Běžné kancelářské dokumenty:
Tříklopé desky A4 s gumičkou.
Dokumenty do tašky:
PP desky s gumičkou, drukem nebo zipem.
Nabídka nebo prezentace:
Desky s klipem.
Úřední nebo účetní spis:
Lepenkové či prešpánové desky s tkanicí.
Silnější svazek:
Desky s hřbetem nebo spisový box.
Více projektů:
Aktovka s přihrádkami.
Výkresy:
Desky A3, A2 nebo A1 podle velikosti archu.
Školní pracovní listy:
Tříklopé PP desky A4.
Pro smlouvy, faktury a pracovní podklady jsou nejpraktičtější tříklopé desky A4 s gumičkou.
Když potřebujete pevně uzavřít úřední, účetní nebo personální spis.
Při větším množství listů, euroobalech, rozdružovačích nebo objemnější dokumentaci.
PP desky jsou vhodnější pro časté přenášení a prostředí s vyšším rizikem znečištění. Papírové, lepenkové a prešpánové desky jsou vhodné pro kancelářskou a spisovou agendu.
Jde o zvětšené provedení pro euroobaly, záložky, rozdružovače a mírně nadrozměrný obsah.
Polypropylen dobře odolává běžné vlhkosti, ale bez výslovného označení výrobce nejsou desky vodotěsné.
Neprůhledné desky se spolehlivým uzavřením, uložené v uzamykatelném prostoru.
Ne vždy pohodlně. Pro větší počet euroobalů je vhodnější A4+ nebo provedení s větším vnitřním rozměrem.
Ke spisovým deskám se často používají:
Toner Print.MM, s.r.o. je česká společnost, které záleží na správném výběru kancelářského vybavení. Rádi vám pomůžeme zvolit vhodný formát, materiál i způsob uzavírání spisových desek, aby byly dokumenty přehledně uložené, chráněné a snadno dostupné.