Jak vybrat správný pořadač a systém pro organizaci dokumentů?
Vybrané produkty si můžete zakoupit na našem eshopu zde
Jak vybrat správný pořadač a systém pro organizaci dokumentů?
Pořádek v dokumentech nešetří jen místo. Šetří hlavně čas, nervy a každodenní hledání důležitých papírů.
Ať už vybavujete:
• kancelář,
• školu,
• domácí pracovnu,
• účetní oddělení,
• ordinaci,
• nebo archiv,
správně zvolený pořadač pomůže udržet dokumenty přehledně uspořádané a vždy po ruce.
AI asistent Tonerprint.cz vám navíc rád pomůže doporučit vhodné pořadače, šanony, rozdružovače i archivační systémy podle způsobu použití.
Pákový pořadač – nejoblíbenější řešení pro každodenní archivaci
Pákové pořadače patří mezi nejpoužívanější kancelářské pomocníky. Umožňují rychlé zakládání většího množství dokumentů a jejich přehlednou archivaci.
Vhodné:
• pro faktury,
• smlouvy,
• účetnictví,
• firemní dokumentaci,
• dlouhodobou archivaci.
Výhody:
• vysoká kapacita,
• pevná mechanika,
• snadná orientace díky hřbetním štítkům,
• rychlé zakládání dokumentů.
Pro firmy, školy i úřady bývá pákový pořadač často nejpraktičtější volbou.
Kroužkové pořadače – přehledné a pohodlné používání
Kroužkové pořadače jsou ideální tam, kde potřebujete s dokumenty často pracovat a listovat v nich.
Vhodné:
• pro školní materiály,
• prezentace,
• projekty,
• školení,
• domácí organizaci dokumentů.
Výhody:
• snadné doplňování listů,
• pohodlné listování,
• kompaktní rozměry,
• vhodné i na přenášení.
Velmi oblíbené jsou:
• dvoukroužkové,
• čtyřkroužkové varianty,
• pořadače s průhlednou kapsou na vlastní popis.
Archivační boxy a krabice
Ne všechny dokumenty musí být každý den po ruce.
Archivační boxy pomáhají:
• dlouhodobě ukládat dokumenty,
• šetřit místo,
• chránit obsah před poškozením,
• udržovat pořádek ve firmách i domácnostech.
Vhodné:
• pro účetnictví,
• starší dokumentaci,
• smlouvy,
• archivaci školních materiálů.
Rozdružovače a organizace dokumentů
Čím více dokumentů přibývá, tím důležitější je jejich přehledné třídění.
Rozdružovače pomáhají:
• rozdělit obsah podle témat,
• oddělit jednotlivé projekty,
• zrychlit orientaci v dokumentech.
Vhodné:
• pro kanceláře,
• školy,
• účetní oddělení,
• projektové složky.
Desky, mapy a rychlovazače
Pro dokumenty, které potřebujete často přenášet nebo rychle založit.
Nejčastější:
• odkládací mapy,
• desky s gumou,
• rychlovazače,
• zakládací obaly,
• euroobaly.
Výhody:
• rychlá práce,
• jednoduchá organizace,
• ochrana dokumentů před poškozením.
Jak vybrat správnou šířku pořadače?
Hřbet 4–5 cm
Vhodné:
• pro menší množství dokumentů,
• domácnost,
• školu,
• osobní projekty.
Hřbet 7–8 cm
Nejoblíbenější varianta.
Vhodné:
• pro kanceláře,
• účetnictví,
• běžnou archivaci,
• každodenní použití.
Větší kapacity
Určené:
• pro rozsáhlou dokumentaci,
• archivy,
• firmy s větším množstvím dokumentů.
Pro školy a studenty
Pořadače pomáhají:
• organizovat předměty,
• ukládat pracovní listy,
• přehledně třídit materiály během školního roku.
Oblíbené:
• barevné pořadače,
• kroužkové pořadače,
• rozdružovače,
• euroobaly.
Pro kanceláře a firmy
Dobře organizované dokumenty:
• šetří čas,
• usnadňují práci,
• zlepšují orientaci,
• působí profesionálně.
Nejčastější využití:
• účetnictví,
• faktury,
• smlouvy,
• personální dokumentace,
• projekty.
Pro domácí pracovnu
Pořadače dnes využívá stále více lidí i doma.
Pomáhají organizovat:
• dokumenty,
• návody,
• smlouvy,
• školní materiály,
• osobní administrativu.
Co zákazníci nejčastěji hledají?
Nejčastější dotazy:
• pákový pořadač A4,
• kroužkový pořadač,
• šanon na dokumenty,
• archivační box,
• rozdružovače,
• pořadače do kanceláře,
• pořadače do školy,
• archivace dokumentů,
• organizace dokumentů,
• euroobaly a zakládání dokumentů.
LOGOS doporučuje
Produkty označené „LOGOS doporučuje“ vybíráme podle:
• kvality mechaniky,
• pevnosti materiálu,
• dlouhé životnosti,
• pohodlného používání,
• zkušeností zákazníků z každodenní praxe.
Jsou to pořadače a archivační systémy, které bychom sami používali:
• v kanceláři,
• ve škole,
• doma,
• i při dlouhodobé archivaci dokumentů.
Praktická rada na závěr
Pokud si nejste jistí:
• pro účetnictví doporučujeme pákové pořadače,
• pro častou práci s dokumenty kroužkové pořadače,
• pro dlouhodobé ukládání archivační boxy,
• pro lepší přehled rozdružovače a štítky.
Pořádek v dokumentech není jen o archivaci. Je o tom, abyste vše důležité našli přesně ve chvíli, kdy to potřebujete.
Nejčastější dotazy při výběru pořadačů
Jaký pořadač je nejlepší pro účetnictví?
Pro větší množství faktur, smluv a účetních dokladů doporučujeme pákové pořadače. Nabízejí vysokou kapacitu, pevnou mechaniku a snadnou archivaci.
Jaký je rozdíl mezi pákovým a kroužkovým pořadačem?
Pákový pořadač je vhodný pro dlouhodobé ukládání většího množství dokumentů. Kroužkový pořadač je praktičtější tam, kde s dokumenty často pracujete a potřebujete je průběžně doplňovat.
Jakou šířku hřbetu zvolit?
Pro běžné použití doporučujeme pořadače se šířkou hřbetu 7–8 cm. Menší hřbety jsou vhodné pro menší projekty nebo osobní dokumenty.
Jak udržet dokumenty přehledně uspořádané?
Doporučujeme používat rozdružovače, štítky na hřbet pořadače a euroobaly. Díky tomu najdete potřebný dokument během několika sekund.
Jsou pořadače vhodné i pro domácnost?
Ano. Pořadače pomáhají organizovat smlouvy, návody, záruční listy, dokumentaci k domu nebo bytovou agendu. Díky tomu máte vše důležité na jednom místě.
Jak archivovat dokumenty, které již nepotřebuji každý den?
Pro dlouhodobé uložení doporučujeme archivační boxy a krabice. Chrání dokumenty před poškozením a šetří místo v kanceláři i domácnosti.
Jaké pořadače jsou vhodné pro školy a studenty?
Oblíbené jsou kroužkové pořadače, euroobaly a rozdružovače. Umožňují přehledně rozdělit učivo podle předmětů a snadno doplňovat nové materiály.
Jak označit více pořadačů v archivu?
Ideální jsou hřbetní štítky nebo barevné pořadače. Dokumenty lze rozdělit podle roku, oddělení, projektu nebo typu dokumentace.